dbActableは、誰でも簡単にWebアプリやWebシステムの開発と運用ができる新しいクラウドサービスです。ノーコードで作ったWebアプリを使って、業務の中で関係者とコミュニケーションや情報共有しながら仕事ができるようになります。
自分の仕事はエクセル、データ共有はGoogleドライブ、業務連絡はチャットツール、対外的な連絡はメールやZoomなど。ツールを使い分けているうちにデータや記録が点在していて、
「リモートワークは難しい。。。」「デジタル化をどう進めたら良いかわからない。。。」
といった悩みのある方や企業は少なくないと思います。dbActableは、こうした悩みを解決し、今の生活スタイルにあった社内業務の在り方を実現します。
今回は「毎日社員から部長に報告する売上表」を例にして、書式の統一化をテーマにしたお話をします。
- 書式の不統一はどうして起きて、なぜダメなのか。
- dbActableは、どうして書式の統一化ができるのか。
- 書式を変更するための注意すべきことは。
書式の不統一はどうして起きて、なぜダメなのか。
報告書や申請書のシートを作成しても、使う人が項目を追加したり削除してしまったら、書類として管理がし難くなってしまいます。
例えば！
- 社員がそれぞれの都合で売上表にメモの列を思い思いの位置に挿入することはよくあります。「書式を変更してはいけません」とルールを決めたとしても、ルールを知らない社員が加わったなどの理由で、やがて書式の不統一は起きてしまうものです。書式の異なる売上表が混在すると、部長が毎日している集計作業に差し障りが発生したりします。Excelはたいへん便利なツールですが、書式の統一を維持しながら業務で長期間使用するには限界がありますね。
dbActableは、どうして書式の統一化ができるのか。
管理者が作成したシートの書式を、一般のユーザーが変更するとことはできません。また、管理者が書式を変更すると、全員が変更された書式を利用することになるので、書式の統一が維持されます。
例えば！
- 売上表の書式統一以外に、本来金額を入れるべきでない欄に金額を入れてしまったりということも防げるので、データの集計も問題なくできて、再利用も容易になります。
書式を変更するための注意すべきことは。
例えば！
- 「日付」の書式がテキスト入力になっていると、「令和3年12月31日」や「2021/12/31」だったり、人によって入力の仕方が違うことがあります。すると月別の売り上げを集計しようとしても、データ修正などの手間がかかります。データを直す作業は、非常に面倒で漏れがないようしなければいけません。
dbActableは、データの変換や、テキスト入力の書式から日付の書式などに一括して変換することができます。長期に運用するに渡って、書式をその都度業務の都合にあわせ、業務にあった書式で使い続けることができます。
