これまで新型コロナウイルス感染症によって働き方、ライフスタイル、人と人との関わり、価値観までが急激に変化していきました。社会ではデジタル化が進み、事態の急変に戸惑っている企業も多いのではないでしょうか。「そもそもデジタル化ってなに！？」「大量のアナログ資産をどうやってデジタル化に！？」と難しいイメージがあり、なかなか進まないのが現状です。
ですが、今後ますますデジタル化の推進は必要となっていきます。
そこで今回は社内業務をデジタル化する必要性や進め方などについてお伝えします。
今紙でやってます
資料や報告書などを紙で提出していて、こんなお悩みありませんか？
- 印刷に手間やコストがかかる
- コロナ禍で在宅ワークも増え、紙資料を提出できない
- 検索ができない
- 提出状況の把握・集計ができない
- 作成のために会社に戻る必要がある
全てのやりとりが紙ベースで行われていると、時間がかかったり書類が停滞しやすくなります。
また、近年ではテレワークが推進され在宅勤務が増えたことにより、書類が直接提出ができないなど様々な問題が挙げられます。
進捗状況も把握できず管理も大変になり仕事の効率を低下させてしまいます。
じゃぁ、エクセルにしてみました
紙の書式をエクセルにしてメールでやりとりしたり、ファイルサーバーにアップロードして共有することで紙ベースの仕事を無くしてみました。
これでテレワークはとりあえずできるのですが、下記のような問題があって作業量が増えると厳しさを感じます。
- 検索性と一覧性が低い
- 入力負担が大きい
- 日報データの集約や分析に手間がかかる
- 共有しにくく、コミュニケーションしにくい
ではでは、Googleのスプレッドシートにしてみました
Googleのスプレッドシートにすることで、多くの日報から検索できたり、共有や共同編集もできるようになって、エクセルより便利になりました。
しかし弊害もあったり、まだ解決できない問題も残っています。
- だれでも書式を自由に変えることができてしまうので、日報の内容が個人ごとに異なってしまう
- 役職や役割によって見せたくない項目まで共有者全員に見えてしまう
- 業務フローを回しにくい
dbActableにしてみました！
dbActableにすると、Googleスプレッドシートの問題を解決することができます。
ユーザーは管理者が作った日報を利用することになり、書式が統一されます。管理者が書式を変更すると、全てのユーザーが変更された書式を利用することになり、書式統一が維持されます。
また、役職や役割に応じて、閲覧できる項目やデータ範囲の設定ができます。
さらに、現場の業務フローに合わせたワークフロー設定をして、業務アプリケーションとして発展させた利用ができます。
コミュニケーション機能も備えているので、リモートワークにフィットした社内業務のデジタル化を推進できます。
