エクセルは便利で大変使いやすいツールの一つとして、多くの企業で使われています。
しかしエクセルの本来の用途を超えてしまうと、業務効率を低下させてしまうケースも少なくありません。
エクセルは基本的に表計算ソフトであり、顧客管理や日報管理などには本来不向きで、情報量や管理者の人数によって限界があります。
業務効率を維持するには、業務の目的に応じた適切なツールを選択することが重要です。
そこで本記事ではエクセルに課題や限界を感じている方に向けて、脱エクセルをするとどんな効果があるかを知っていただき、業務におすすめな最適なツールを何点か紹介していきます。
脱エクセルする４つのメリット
脱エクセルがなぜ業務効率化につながるのかを４つのメリットから解説していきます。
1.入力漏れやデータの不整合を解決できる
例えば、エクセルを報告フォームとして使おうとすると、入力漏れや入力内容に誤りがあってもそのまま報告ができてしまいます。計算式やマクロで入力チェックはできますが、コピペをしてうっかり計算式を壊してしまうと、誤った報告内容ができてしまう場合があります。
脱エクセルをして適切なツールを使えば、入力漏れやデータの不整合の心配がなくなります。
入力必須の設定が簡単にできたり、特定のメンバーにのみフォームの設定変更権限を許可することで、利用者や利用頻度が多くても高い業務効率でデータ管理が可能になります。
2.書式の統一を維持できる
エクセルを使って業務を行なっていると、部署やチームごとにフォーマットの不統一が発生し、データの集計が困難になることがよく起こります。
各担当者が自分の都合で入力項目を追加したり項目名を変えたりするうちに書式の不統一が発生すると、データ集計が重労働になってしまいます。
部署やチームにまたがって共有できるツールを導入すれば、全体の把握や各実績の差などを容易に管理できるようになります。
3.重くて共同編集できない共有ファイルから脱却できる
情報共有のためにエクセルファイルを共有ドライブで管理することにも限界があります。
ファイルサイズが大きくなると、ダウンロードに時間がかかりすぐにファイルが開けなかったり、共有の際もアップロードが大変です。共同編集も難しく、業務規模の拡大で情報のリアルタイム性が求められても対応できません。
脱エクセルをしてクラウド上でデータ管理をして、必要なデータへのアクセススピードを改善し、共同編集にも対応したツールを導入しましょう。
外出先やリモートワークなど、利用場所を安全に拡大できる効果も期待できます。
4.デザインが容易、機能拡張が容易
わかりやすい入力フォームにするために、罫線を引いたり、フォントやセルの色など調整を加えると、かなりの作業時間がかかります。
カスタム機能を追加するためのマクロも専門のプログラミング言語の知識が必要です。複雑なマクロを作って動作が重くなってしまうと、プロでないと解決が難しい場合もあります。
ある程度の要求が求められる入力フォームであれば、ノーコードやローコードでアプリが作れるようなツールの導入の検討が重要です。
ツールの選定は、アプリ作成だけでなくデータ活用の面でも柔軟なものをお勧めします。
脱エクセルができるクラウドサービス3選
脱エクセルをすることによって、様々なメリットがあることがわかりました。
導入するものとしては、業務や将来の計画に合った適切なツールを使いたいですね。
次にエクセルに代わるツールを３つ、概要と特徴を紹介していきます。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトのことです。Excelのようにダウンロードせずに、インターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種です。
必要なものは「Googleアカウント」だけですので、誰でも利用することができます。また、無料で利用できるので表計算をまずはオンラインで使ってみたいという方にはおすすめです。
Googleスプレッドシートの特徴
- 無料で使える
- インターネット環境があればどこでも使える
- 同時編集機能で作業効率化
- データ紛失のリスクがない
kintone（キントーン）
kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供している業務アプリケーション作成サービスのことです。 プログラミングの知識が必要なく、難しい操作もせずに、自社の業務に合ったアプリを簡単に作成できるツールです。
Googleスプレッドシートの特徴
- 自社の業務に最適なアプリを作成できる
- プロジェクトごとに情報共有の最適化が可能
- チームごとにコミュニケーションが図れる
- 業務の属人化を防ぐことができる
- 社外からでもスマホやタブレットから利用が可能
Airtable
Airtableは、クラウド型のデータベース管理に特化したノーコードツールです。
見た目や操作性がExcelやGoogleスプレッドシートと似ているため、表計算ツールを使っている人であれば誰でも直感的に操作することができます。
ただAirtableは海外企業が提供しているサービスなので、日本語に対応していない点に注意が必要です。
日本語入力ができますが、管理画面などはすべて英語表示になっています。翻訳アプリなどを活用すれば十分利用できますが、少し面倒に感じる方もいるかもしれません。
Airtableの特徴
- データの形式を指定することができる
- バージョン管理を行うことができる
- 拡張性が非常に高い
- 他サービスとの連携が可能
スプレッドシート感覚で使えるWebデータベースで脱エクセルするなら「dbActable」
脱エクセルには弊社の「dbActable」もおすすめです。ExcelファイルをdbActableにインポートすれば、すぐに”脱エクセル”が始めることができます。
スプレッドシート感覚で使えるWebデータベースで、データを複製せず個人管理と共同編集が両立できます。
ワークフロー機能もあり、 業務フローが分岐したり合流するような複雑な業務プロセスも、視覚的に分かりやすく設計できます。
さらにノーコードでデータベースやワークフローに対応したアプリを作成できます。まずは自社で業務効率化のための最適なアプリを作ってみたいという方におすすめです。
まとめ
エクセルから脱却し、新たなツールやシステムの導入を検討する場合には、そのツールで解決できる範囲を見極めて選定することが大切です。
脱エクセルによって得られるメリットを踏まえ、自社がエクセルで行ってる業務に代わる最適なツールをみつけて業務効率化を進めたいですね。
